У пандемічному світі віддалена робота виводить е-комунікації на новий рівень. Яких етичних правил поведінки у віртуальному світі, де панують телефонні дзвінкі, листування у месенджерах, голосові повідомлення, варто дотримуватися?

Вперше правила поведінки в мережі сформувала Вірджинія Ші в книжці «Нетикет» ще у 1994 році. Вона запропонувала 10 заповідей поведінки в кіберпросторі. Але тоді ще не було ані Viber, ані Telegram, ані Facebook, а разом із ним – купи постів, повідомлень чи листівок. Не можна сказати, що ці правила застарілі, бо, скажімо, поради поважати час, дбати про грамотність та порядність, контролювати себе у конфліктних ситуаціях – це постулати на всі часи. Але з плином часу і винаходом новітніх технологій відбулись певні зміни в спілкуванні, які потребують осучаснення.

Ви їдете у транспорті, сидите на нараді або гуляєте з друзями, і тут приходить воно – голосове повідомлення. Руки починають панічно шукати навушники, але, звісно ж, поруч їх немає. Ви відповідаєте: «Я не можу зараз слухати». Натомість отримуєте наступне голосове повідомлення. Чому всіх дратують голосові послання? Вони означають лише одне: я поважаю і ціную свій час, а твій – ні. Вони незручні у використанні, вимагають все кинути і слухати. Рекомендують використовувати їх лише для особистого спілкування або якщо вам терміново потрібно наспівати мелодію вашому бізнес-партнеру і це суттєво прискорить укладання угоди.

Міленіалам і поколінню Z здається, що за словом «ок»  ховається пасивна агресія до співрозмовника, холодність і роздратування. На відміну від них, ті, хто народився в період 1960-1980-х років, цю скорочену ствердну відповідь у робочому месенджері сприймають нейтрально. І все ж таки ми не радимо використовувати у листуванні «слова-вбивці» розмови: «ок», «ясно», «зрозуміло», якщо хочете підтримати спілкування. Вони ставлять надто різку та грубу крапку в розмові. Краще делікатно сповістити співрозмовника: «Я все зрозумів(ла), дякую».

Зловживання знаком оклику і питальними знаками говорить про емоційну нестабільність співрозмовника. КАПСЛОК сприймається як крик. Не підвищуйте голос на співрозмовника в  листуванні!

1. Базова ввічливість. Будь-яке листування нового дня варто починати з вітання, незалежно від каналу комунікації. Якщо ви вперше спілкуєтесь з людиною, назвіться і коротко розкажіть, в якому напрямку працюєте і за що відповідаєте. Говорити «дякую» після отримання допомоги теж завжди доречно.

2. 24 години. На будь-який запит чи запитання необхідно відреагувати протягом одного робочого дня. Варто відповісти за змістом або уточнити, коли буде надана змістовна відповідь. Також не варто чекати миттєвої відповіді на повідомлення або лист. Якщо у вас щось дуже термінове, доречно зателефонувати.

3. Святий дедлайн. Якщо усвідомлюєте, що точно не встигаєте зробити обіцяне у терміни, попередьте ДО дедлайну і запропонуйте інший конкретний час, коли точно зможете виконати завдання.

4. Фіксація усних домовленостей. Будь-які усні домовленості після розмови фіксуються в листуванні між усіма учасниками, щоб уникнути різних інтерпретацій підсумків. Відповідальний за фіксацію – ініціатор зустрічі.

5. Чітке завдання. З кожного повідомлення-запиту або повідомлення-завдання має бути зрозуміло, що потрібно, навіщо, в які терміни та в якому форматі, бажано з прикладом. Завдання без пояснень завданням не вважається.

6. Привернення уваги. Якщо очікуєте на відповідь або даєте інформацію конкретній людині або людям у загальному чаті, позначайте його/їх тегом.

7. «Антифлуд». Розмови, що стосуються тільки двох, ведіть в особистому листуванні, а не в загальному чаті.

8. Прозорий контроль завдань. Завдання, на виконання яких встановлений конкретний термін та за якими має бути контроль, ставте у Trello або в аналогічній програмі за вибором керівника.

9. Відкладені повідомлення. У неробочий час завдання ставте за допомогою відкладених повідомлень у чатах чи опції затримки надсилання повідомлення в пошті (Outlook). Прагнемо до спокою вечорами й у вихідні!

10. Відключення повідомлень. Для особистого комфорту в неробочий час всі повідомлення на телефоні можна і потрібно вимикати. Якщо ситуація термінова, завжди можна зателефонувати.

11. Одне повідомлення. Якщо ви пишете в месенджері, не варто розбивати повідомлення на кілька. В одному повідомленні вітаєтесь і ставите питання або описуєте проблему .